Kanban Prospect: crie o processo perfeito para prospecção de clientes

O objetivo do Kanban Prospect é organizar o processo de prospecção de clientes para aumentar, de forma expressiva, a geração de novos leads e consequentemente de novas oportunidades.

A metodologia ainda ajuda na definição do perfil de cliente ideal ou ICP – Ideal Customer Profile – que se a sua empresa ainda não tem, sinto dizer, mas nenhuma metodologia ou ferramenta no mundo será capaz de melhorar os resultados, pois é impossível vender quando não se sabe quem é o cliente.

Neste texto, vou iniciar com uma breve explicação sobre os objetivos envolvidos na etapa de prospecção, partindo depois para uma explicação completa do Kanban Prospect e como utilizar junto com o CRM.

Vamos lá?

Prospecção de clientes

O objetivo da prospecção de clientes nada mais é do que validar ou, usando uma palavra mais apropriada, qualificar o cliente para confirmar se encaixa nas definições do perfil de cliente ideal e tem chances de comprar o produto e serviço da empresa, ou melhor, se o produto e serviço da empresa pode, de fato, resolver os problemas do cliente.

O grande desafio da prospecção é tornar eficiente este processo, principalmente por ser uma atividade pouco escalável e, normalmente, odiada de ser realizada pelos vendedores.

Uma vez confirmado que o cliente está dentro do perfil de cliente ideal, precisamos entender as necessidades e desejos do cliente, ou seja, seus objetivos e desafios para então oferecer a ajuda mais adequada.

O objetivo é realizar um diagnóstico do cliente e oferecer um plano de ação que resolva todos os problemas para chegar ao resultado desejado.

Nas etapas de prospecção não falamos sobre os produtos e serviços da empresa e sim em como a empresa pode ajudar!

Apesar de não ser o momento correto de falar sobre os produtos e serviços da empresa é necessário saber se a empresa ou o produto e serviço realmente pode resolver os problemas do cliente.

Fazer promessas que a empresa não consiga cumprir pode comprometer todo o esforço da conquista do cliente, além de ser péssimo para a empresa.

Basicamente, temos dois tipos de prospecção: ativa e reativa. Na prospecção reativa, a equipe de marketing produz conteúdos e anúncios para atingir os potenciais clientes, que por sua vez entram em contato com um vendedor da empresa.

Na prospecção ativa, a equipe de vendas é responsável pela conquista de novos clientes. O marketing pode produzir conteúdo para atingir os potenciais clientes e talvez um cliente ou outro entre em contato com a empresa, porém é o comercial o responsável pela processo de prospecção, qualificação e conversão dos novos clientes.

É importante deixar claro que não é recomendado, pelo menos no início da empresa ou da organização do departamento de vendas, trabalhar tanto com prospecções ativas quanto reativas, visto que o perfil dos vendedores muda bastante de um para o outro modelo e todo o esforço será dobrado (e os custos para montar as equipes também).

Organizando o processo de prospecção com o Kanban Prospect

A prospecção de clientes, para ter resultados efetivos e proporcionar uma demanda constante de novos negócios, precisa ser estruturada através de muita pesquisa, planejamento e estratégia.

Muitos gestores e vendedores querem melhorar os resultados, porém não sabem por onde começar. É justamente neste ponto que o Kanban Prospect pode ajudar.

O Kanban Prospect foi desenvolvido pelo Thiago Reis, da empresa Growth Machine, e é um método que envolve a realização de uma dinâmica para criar o processo de prospecção junto com toda a equipe de pré-vendas, vendas, marketing e todo mundo que estiver envolvido com o cliente.

A vantagem é que este processo é realizado de forma colaborativa e, se for necessário, usando prototipagem até se identificar o melhor processo.

CUIDADO! Não é para se gastar muito tempo na elaboração do Kanban Prospect e sim encontrar o processo de prospecção mais adaptado à realidade da empresa “agora”.

Vamos entender o que significa cada bloco e como preenchê-los na prática:

Atividades

Este bloco lista todas as atividades que o cliente realiza no dia a dia. Você pode pensar no seu persona dentro do perfil de cliente ideal definido, porém o melhor e mais indicado é começar com um cliente real.

Exemplos de atividades seriam: gestão de equipes (marketing, vendas, atendimento, suporte, etc), gestão de projetos, elaboração e acompanhamento de indicadores, definição de estratégias e planos de ações, treinamento das equipes, etc.

Sonhos

Aqui vamos listar os benefícios que o seu cliente espera, deseja ou pelo qual seria surpreendido, podendo ser utilidades funcionais, ganhos sociais, emoções positivas ou econômicas.

Alguns exemplos são: melhorar os resultados, ter uma equipe de sucesso, economizar tempo com algo, aumentar o nível de qualidade em projetos, ser promovido, etc.

Dores

Descreva tudo que literalmente “tira o sono” do seu cliente, antes, durante e depois das atividades que ele realiza. As dores podem estar relacionadas a custos financeiros, emoções negativas, resultados ruins, riscos ou obstáculos que atrapalham suas atividades.

Como exemplos temos: empresa não cresce, performance ruim da equipe, resistência à mudança para novas tecnologias, limitações de ferramentas utilizadas, não sabe como melhorar os resultados, baixa satisfação dos clientes, perder o emprego ou não ser promovido, etc.

Produto e Serviço

Listar todos os produtos e serviços que você oferece para este cliente. É preciso que o produto e serviço consiga resolver, da melhor maneira possível, tudo que foi colocado nos blocos de Atividades, Sonhos e Dores.

Case de Conquista de Sonhos

Neste bloco deve constar todos, ou os principais, casos de outros clientes onde você conseguiu ajudá-los a conquistar os sonhos listados, contendo também como e qual sonho foi realizado.

Os exemplos seriam: estruturar o processo de vendas no cliente XPTO, conquistar 3x mais leads qualificados para clientes B2B, elaboração de uma plataforma própria de automação de marketing para a agência ABC, etc.

Case de Resolução de Dores

Similar ao anterior, porém este bloco deve conter casos de outros clientes onde você conseguiu resolver as dores, qual a dor resolvida e como esta dor foi resolvida.

Descreva quais dores do seu cliente você consegue diminuir ou eliminar com o fornecimento do produto e serviço que a empresa oferece.

Exemplos: automação dos processos comerciais repetitivos da empresa ACME, redução de custos na contratação de nova plataforma de automação de marketing para a agência ABC, diminuição da curva de aprendizado e melhor adoção do CRM para empresas B2B, etc.

Tipo de Prospecção e Cadência

Neste bloco devem ser definidos qual o tipo de prospecção será realizada, se ativo ou reativo, e também o ticket médio da oportunidade.

Por fim, é necessário definir se será utilizada uma cadência fundamental, transacional ou relacional.

Resumidamente, a cadência fundamental equilibra o número de tentativas de contato, por e-mail, telefone e rede social, com seu possível cliente. Já a cadência transacional é mais recomendada para um ticket médio menor e com um grande volume de prospecções, já que são realizadas muitas ligações.

A cadência relacional é mais indicada quando se tem um ticket médio maior e o contato são com pessoas de alto nível hierárquico dentro da empresa. Normalmente, a cadência relacional demora mais para ser concluída.

A dica seria experimentar que tipo de cadência funciona melhor, neste caso, começar com a cadência fundamental faz mais sentido.

ICP – Ideal Customer Profile

Um bloco muito importante e que não pode ser negligenciado é do perfil do cliente ideal ou ICP – Ideal Customer Profile.

Sem a definição do perfil do cliente ideal fica muito difícil, para não falar impossível, melhorar os resultados de marketing e vendas, pois para ter resultados positivos e consistentes na prospecção é preciso saber quem é cliente, seus sonhos e dores.

Conhecer o cliente ajuda na definição de um caminho a ser seguido, ou seja, da jornada de compra do cliente, principalmente para não se perder tempo com quem não tem o perfil certo de comprar os produtos e serviços da empresa.

Neste bloco, podemos também definir uma estrutura das mensagens que serão enviadas e a sequência, ou seja, primeiro enviar um e-mail e mensagem de apresentação, depois uma nova mensagem mostrando um caso de sucesso e chamando para um bate papo, etc.

Canais de comunicação com o potencial cliente

É importante identificar quais os principais canais de comunicação com o potencial cliente da empresa, onde esta informação deve ser primeiro definida no perfil do cliente ideal e, claro, pode ser validada com o Kanban Prospect.

Identificar os canais de comunicação está relacionado com o fluxo de cadência que será utilizado para prospecção do novo cliente.

Estrutura da cadência

Finalizando, temos o bloco referente com a estrutura da cadência, que está relacionado com o tipo de cadência.

Basicamente, deve ser elaborada uma estrutura de abordagem ao novo cliente e que deve ser seguida rigorosamente para, depois de um tempo, ser possível saber se a estrutura proposta está facilitando ou não a qualificação do lead.

Com isto, finalizamos o Kanban Prospect, porém o trabalho não para por aqui! Agora é necessário utilizar tudo o que foi definido no modelo e aplicar na prospecção e qualificação de novos clientes, validando o que está funcionando, ou não, e fazendo adequações ao modelo.

O Kanban Prospect tem como objetivo melhorar o processo de prospecção para entregar um lead o mais qualificado possível para vendas. Lembre-se: não existe uma resposta única e correta, ficar “preso” ao modelo sem colocá-lo em prática irá comprometer todo o esforço e gerar um prejuízo enorme para todos os envolvidos.

Configurando o CRM

Apesar do CRM facilitar muito no acompanhamento dos indicadores, como por exemplo, principais atividades executadas pelo cliente, principais sonhos e dores, etc, e na otimização dos processos e fluxos de cadências, o melhor muitas vezes pode ser começar usando apenas o papel.

Principalmente, se a empresa nunca utilizou uma ferramenta de CRM ou ainda estiver experimentando e validando todas as informações e processos colocadas no Kanban Prospect.

Agora, para o processo funcionar de modo a realmente agilizar e facilitar a prospecção de clientes é fundamental personalizar o CRM para reproduzir tudo aquilo que foi definido. É importante que as mudanças ocorram na prática!

No CRM você deverá:

1. Criar todos os campos personalizados para armazenar as informações referentes às atividades do cliente, sonhos, dores, produto e serviço que pode atender o cliente, tipo de prospect, ticket médio, fluxo de cadência, canais de comunicação e qualquer outra informação que seja importante;
2. Elaborar os modelos de e-mail que serão enviados através do CRM para o lead;
3. Criar os processos (workflows) para executar o fluxo de cadência, seja enviando os e-mails para o lead, seja avisando o vendedor e demais responsáveis do que precisa ser realizado para se qualificar o lead;
4. Criar os relatórios com os principais indicadores, por exemplo, principais canais de comunicação do meu cliente, detalhes do perfil do cliente, etc.

Depois de tudo configurado, os novos leads já devem ser prospectados dentro do novo processo, enquanto que os leads que já estão na base, podem ou não ser migrados para a nova estrutura.

O Inovatize Zurmo CRM é altamente personalizável permitindo se adequar exatamente aos processos definidos através do Kanban Prospect e é perfeito para unir todas as ações de marketing e vendas em um único local. Saiba mais!

Um bom processo de prospecção precisa, obrigatoriamente, ser centrado nas necessidades (dores) e objetivos (sonhos) do cliente e deve gerar o máximo possível de leads realmente qualificados para a equipe de vendas da empresa.

O que achou do Kanban Prospect? Ficou com alguma dúvida? Vou adorar conversar com você sobre este método.

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