Como ser mais assertivo na comunicação interna?

A comunicação interna é um dos fatores mais importantes para uma organização. É por meio dela que um bom relacionamento e o alinhamento das equipes são garantidos.

Com isso, permite que a empresa atue de forma integrada, melhorando a produtividade, o engajamento e trazendo mais resultados.

Só que, quando pensamos em comunicação e ações de marketing, a primeira ideia que nos vem à mente é o público externo, formado por clientes e potenciais clientes.

No entanto, é importante que as empresas pensem, também, em seu público interno, formado por seus colaboradores e que fazem o negócio acontecer.

É importante ter uma boa comunicação com eles para que os melhores resultados sejam atingidos. Isso porque a informação mantém o colaborador por dentro das ações da empresa e isso eleva sua motivação.

A motivação é importante por diversas razões, incluindo aumento da produtividade. A partir disso, boas soluções em comunicação se tornam uma importante ferramenta para engajar os profissionais e alinhá-los àquilo que a organização busca.

Existem diversas estratégias para melhorar essa questão, por isso, neste artigo, vamos falar sobre o que é comunicação interna, sua importância e dar algumas dicas para melhorá-la.

O que é comunicação interna?

A comunicação interna é um conjunto de estratégias que tem como foco os colaboradores de uma organização.

É a transmissão e o compartilhamento de informações importantes dentro do ambiente corporativo, e pode ser feita entre superiores e subordinados ou entre um mesmo nível hierárquico.

As mensagens passadas englobam ações e informações importantes para a empresa. Por exemplo, uma escola de curso nr 35 pode propagar sua missão, visão e valores, bem como estratégias, objetivos organizacionais, etc.

O principal objetivo desta comunicação é manter os colaboradores alinhados e engajados com os objetivos da corporação, estabelecendo, até mesmo, condutas que estejam de acordo com a postura da empresa.

Para isso, é necessário estabelecer um relacionamento transparente com os profissionais, de maneira constante, simples e, principalmente, empática.

Importância da comunicação interna

É necessário entender a importância da comunicação interna para que ela possa ser estabelecida do jeito certo. E isso é explicado por meio de vantagens como:

Melhora o clima organizacional

Um ambiente de trabalho em que os colaboradores não interagem é muito difícil de ser tolerado. A comunicação interna consegue estimular os relacionamentos interpessoais e o espírito de colaboração.

Os fabricantes de fios e cabos elétricos que ampliaram sua comunicação interna observaram redução na distância entre os departamentos, permitindo que as pessoas trabalhem em sintonia, interagindo melhor.

O envolvimento entre os funcionários aumenta o entrosamento e fortalece o time, proporcionando um ambiente mais leve.

Aumenta a produtividade

O engajamento aumenta naturalmente os esforços dos colaboradores na busca por atingir os objetivos. Os colaboradores compreendem sua importância e o impacto de suas atividades para a corporação.

Isso faz com que compreendem a importância de uma boa produtividade, beneficiando o negócio como um todo.

Diminui a rotatividade de funcionários

Quando o colaborador se sente valorizado, a tendência é que ele permaneça mais tempo na empresa. O funcionário se sente mais motivado, reconhecido e inserido em um ambiente de trabalho agradável e não tem motivo para deixar a organização.

Integra novos funcionários

Se uma fabricante de rolamentos industriais contrata um novo colaborador e este chega a par da história da empresa, sabendo bem suas funções e sendo bem recebido pelo outros colaboradores, terá mais facilidade para interagir.

Isso porque a comunicação interna prega um clima organizacional amigável, não permitindo que novos funcionários se sintam isolados.

Minimiza boatos e fofocas

Rumores e boatos podem arruinar qualquer ambiente de trabalho. Inclusive, essas situações são fruto de informações ocultas ou mal distribuídas entre cada colaborador e também gestor.

Por isso, gestores e membros de níveis hierárquicos mais altos devem evitar informações incompletas ou passá-las apenas para alguns funcionários.

Essa situação pode desencadear rumores que podem afetar negativamente outros colaboradores, desencorajando-os e prejudicando até mesmo seu engajamento.

Portanto, para fazer uma comunicação interna que realmente funcione, é necessário ser transparente com todas as equipes.

Reduz o impacto de crises

Uma empresa de rolamentos ou qualquer outra passa por períodos bons e que permitem alcançar os objetivos com mais tranquilidade.

No entanto, se uma organização está passando por um momento difícil e mostra isso com clareza para o público interno, bem como as estratégias para melhorar, reforça ainda mais a união entre seus colaboradores.

No entanto, isso só vai acontecer se os colaboradores realmente estiverem inseridos em um bom clima organizacional e a boa comunicação interna for uma realidade.

Ou seja, não é possível esperar comprometimento de um profissional que está desalinhado com os objetivos organizacionais ou, até mesmo, insatisfeito com o trabalho.

É importante que a empresa possibilite a participação dos funcionários nas decisões que visem diminuir o impacto de uma crise.

Para isso, é importante criar um canal para que eles possam deixar suas sugestões, mas vamos dar mais algumas dicas no próximo tópico.

Dicas para uma boa comunicação interna

Para uma empresa de projeto de combate a incêndio ou qualquer outra colocar em prática a comunicação interna pode ser mais fácil do que parece. Para isso, algumas boas dicas são:

Conhecer a empresa e os colaboradores

Pelo fato de o objetivo da comunicação interna ser o alinhamento entre empresa e colaboradores, é importante conhecer bem os dois lados. Para isso, é necessário levantar algumas informações da empresa, como:

  • Valores;
  • Objetivos;
  • História;
  • Cultura;
  • Dados de mercado.

Essas informações são importantes e serão compartilhadas com os funcionários. Também é importante conhecer os colaboradores, levando em consideração:

  • Experiências profissionais;
  • Valores pessoais;
  • Personalidade;
  • Nível de formação.

Esses dados vão ajudar a definir de que modo as informações devem ser passadas daqui em diante para o quadro de funcionários.

Elaborar um planejamento

Assim como qualquer outro projeto que uma empresa de galpão para alugar ou outra organização queira colocar em prática, é necessário fazer um planejamento.

O planejamento antecipa ações que precisam ser executadas e também quais são os objetivos que se deseja alcançar.

Alguns dos objetivos podem ser reduzir a rotatividade, melhorar a participação dos funcionários durante reuniões, aumentar o nível de satisfação dos colaboradores, etc.

Incentivar uma comunicação clara e acessível

É importante que o diálogo dentro da empresa seja claro e acessível, independentemente de quem está envolvido. Por isso é importante entender o perfil de quem vai receber a informação.

Um exemplo disso é o supervisor de manutenção de interfone usar uma linguagem mais simples quando falar com o pessoal de marketing.

Outra situação é o gestor não deixar transparecer o tempo todo a sua posição hierárquica ao falar com um novo estagiário.

Uma abordagem explicativa e de fácil entendimento evita erros que podem prejudicar a comunicação e o entendimento.

Ser transparente

A transparência no relacionamento com os colaboradores é um fator muito importante para a comunicação interna efetiva. É importante mantê-los por dentro das novidades boas e ruins, aumentando a confiança deles para com a empresa.

Dessa forma, eles devem ser os primeiros a conhecer as mudanças que podem impactar sua rotina de trabalho.

Para isso, uma dica é enviar comunicados por e-mail, murais espalhados pela empresa, reuniões, etc.

Melhorar o contato entre os departamentos

Barreiras na comunicação entre diferentes setores só colabora para isolar as equipes e reter informações. Um exemplo clássico de erro é a necessidade de agendar horários para falar com gestores, departamento pessoal, etc.

Os processos precisam ser mais simples e rápidos. Por exemplo, uma fabricante de elevador industrial pode eliminar barreiras físicas e incluir uma área conjunta para a comunicação interna.

Ouvir os colaboradores

Quando o funcionário é ouvido, ele sente mais valorizado pela empresa em que trabalha. Isso é importante para fortalecer o sentimento de pertencimento.

Qualquer profissional gosta de ver que sua opinião é bem recebida, reconhecida e considerada pelos gestores e líderes de equipe.  

Por vivenciarem um ponto exato do processo dentro da empresa, os colaboradores têm condições de apontar falhas e sugerir melhorias importantes.

Por isso, é importante que a empresa abra canais como pesquisas internas de opinião, além de questionários. Isso mostra que a empresa está realmente disposta a ouvir.

Conclusão

Qualquer empresa precisa ter um bom clima organizacional para que os processos fluam de maneira saudável e próspera. É isso o que vai levar à conquista dos objetivos e ao sucesso da organização.

Se os colaboradores estão satisfeitos, então eles se sentem mais motivados e se engajam mais, trabalhando para chegar onde a empresa quer. E tudo isso pode ser conquistado por meio de uma colaboração interna efetiva e bem estabelecida.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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