Gestão de tempo: 5 dicas para otimizar a agenda e aumentar a produtividade

O tempo é um ativo precioso quando se trata de gerenciar uma empresa. No entanto, não há mais do que “apenas” 24 horas disponíveis por dia, por isso, alguns empreendedores respondem a esse fato da vida com foco e objetividade.

Se você ainda não age assim, não se preocupe: com a abordagem certa, poderá trabalhar de forma eficiente, produtiva e com menos stress. A seguir, selecionamos 5 dicas para você realizar uma eficiente gestão de tempo e melhorar os resultados do seu negócio. Boa leitura!

1. Seja objetivo em sua gestão de tempo

Se envolva em atividades que oferecem suporte aos seus objetivos de negócios, tanto a curto como a longo prazo. As demais atividades são potenciais desperdiçadoras de tempo. Seu planejamento diário deve girar em torno de trabalhar em tarefas e ações que se relacionam diretamente com a geração de renda e crescimento do seu negócio.

2. Priorize sabiamente

Elabore uma ferramenta organizacional para categorizar sua lista de tarefas. Estabeleça prioridades com base nas atividades mais e menos importantes que você deve realizar a cada dia. Por exemplo:

  • importantes e urgentes – tarefas que devem ser feitas imediatamente;
  • importantes, mas não urgentes – ações que são importantes e que resultarão em vantagens a longo prazo. Decida e anote quando serão realizadas;
  • urgentes, mas não importantes – tarefas que demandam realização rápida, mas que trarão pouco ou nenhum valor prático. Delegue-as, se possível;
  • não urgentes e não importantes – ações de baixa prioridade que apenas dão a ilusão de “estar ocupado”. Realize-as quando tiver um tempo livre.

Anote de 3 a 4 tarefas “importantes e urgentes” que devem ser realizadas no dia. À medida que for completando-as, vá riscando uma a uma da lista. Isso fornecerá um sentimento de realização capaz de motivar você a continuar gerindo bem o seu tempo.

3. Saiba dizer não

Se, para fazer algo realmente importante, você tiver que recusar um pedido ou negar alguma solicitação, não hesite em dizer não. O mesmo vale para todos os projetos ou atividades que você considerar que não estão dando resultados.

Esteja sempre preparado para migrar para tarefas mais produtivas, isso aprofundará sua experiência e impedirá que desperdice tempo com ações infrutíferas.

4. Planeje com antecedência

Evite iniciar seu dia de trabalho sem uma ideia clara sobre o que precisa ser feito. O tempo que você dedicará ao planejamento de suas atividades é ínfimo em comparação ao que você perderá saltando desordenadamente de uma tarefa a outra, sem conseguir completar nenhuma satisfatoriamente.

Lembre-se de que esse planejamento deve levar em consideração suas características pessoais e especificidades de seu negócio e equipe de colaboradores.

5. Elimine distrações

Comece prestando atenção ao número de vezes que alguém interrompe você quando está lidando com uma tarefa importante. Controle também as interrupções ocasionadas por você mesmo — sobretudo as relacionadas às redes sociais.

Seu smartphone é extremamente útil, mas também é viciante e um dos maiores inimigos de uma boa gestão de tempo. Isso pode requerer uma grande força de vontade, mas tente fechar a porta e desligar o telefone para otimizar o uso do seu tempo.

Agora que você leu nosso post sobre gestão de tempo, que tal saber mais sobre o que fazer para ter uma equipe de sucesso?

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