Tudo bagunçado? Aprenda a organizar as informações da empresa!

No coração de cada empresa reside a necessidade de ser mais produtiva, e isso é determinado pela realização eficiente de todos os seus processos.

Você precisa identificar — desde os estágios iniciais — quais medidas devem ser tomadas para organizar as informações da empresa, a fim de garantir que seu negócio seja cada vez mais rentável.

Neste post vamos mostrar excelentes maneiras de cobrir os principais aspectos de sua organização sem que, para isso, você tenha que realizar grandes investimentos.

Utilize a nuvem

Um servidor em nuvem pode atuar como um gabinete de arquivamento digital para suas pilhas crescentes de documentos.

Se comparada ao encadeamento em série de vários computadores ou o alto investimento necessário para um bom sistema de armazenamento em servidores físicos locais, ela oferece mais confiabilidade e segurança.

Além disso, manter documentos importantes arquivados na nuvem, facilita a realização de backups diários de informações importantes.

Automatize os processos contábeis de sua empresa

Se você já utiliza um software de contabilidade para lidar com suas contas, o próximo passo é implementar a automação comercial.

Confira se o seu sistema atual é capaz de gerar faturas automaticamente, bem como lembretes por e-mail para pagamentos em atraso.

O sistema se encarregará de avisar você e/ou sua equipe a respeito da melhor hora de entrar em contato com clientes e fornecedores.

Elimine taxas bancárias desnecessárias

O ativo principal de uma empresa não é o dinheiro acumulado, mas aquele do qual pode dispor quando precisa. No entanto, muitos gestores sequer sabem quanto estão pagando em taxas bancárias a cada mês.

Solicite uma análise do gerente de sua conta bancária que detalhe as genéricas taxas de serviços encontradas em seu extrato mensal. Você poderá tomar uma decisão bem informada ao verificar se todos os serviços pelos quais paga são realmente necessários.

Se você considerar tais gastos dispensáveis, solicite a redução dos custos associados a essa conta. A quantia resultante pode, então, ser reinvestida em estratégias que levem sua empresa ao próximo ciclo de crescimento.

Pague adiantado sempre que possível

Sempre que possível, pague, ao menos, as contas menores antecipadamente. Por exemplo, se você tiver uma fatura mensal de R$15, mas optar por pagar R$90 por 6 meses de serviço, vai economizar R$1,95 e não correrá o risco de arcar com multas por atraso. E o melhor é que não perderá tempo pagando contas de menor importância.

Faça contratações estratégicas

Crie um formulário de inscrição online e desenvolva critérios de eliminação relacionados às expectativas profissionais, níveis salariais e formação acadêmica.

Desenvolver um sistema de seleção garante que você contrate pessoal capacitado, tenha que organizar menores volumes de informações, obtenha mais facilidades para treinar sua equipe e possa, rapidamente, voltar a se concentrar em seu trabalho.

Desenvolva cronogramas digitais para organizar as informações da empresa

Criar cronogramas para acompanhar o desempenho dos colaboradores é um pesadelo para qualquer gestor, ainda que seja uma tarefa fundamental para organizar as informações da empresa.

Todavia, há softwares que permitem analisar os processos de seu negócio para identificar falhas e monitorar a produtividade e os ganhos de sua equipe de vendas em tempo real. Alguns, como o TimeCurve, também se integram a outras aplicações para facilitar o gerenciamento da folha de pagamento.

Agora que você já sabe como organizar as informações da empresa, que tal conhecer 4 excelentes ferramentas para aumentar sua eficiência?

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