Gerenciamento de projetos: otimize as tarefas de equipes sobrecarregadas

Um dos principais desafios em uma empresa de serviços é o gerenciamento de projetos para entregar ao cliente o serviço contrato, ou seja, para conseguir alinhar os objetivos de seu negócio, as necessidades de seus clientes e a eficiência das equipes, sem sobrecarregá-las.

A gente sabe que o nível de exigência dos clientes e o aumento da competitividade do mercado têm exigido cada vez mais dos times, principalmente da equipe de pós-vendas.

Por isso, é fundamental que todos os setores de um negócio tenham um planejamento claro e uma visão ampla sobre cada etapa do processo de vendas para garantir bons resultados.

Isso evita que a produtividade da equipe seja comprometida, permite que o máximo seja entregue em um tempo ágil, os processo de vendas se tornam mais previsíveis e cada membro da equipe tem suas responsabilidades ainda mais claras.

Contudo, é preciso levar em consideração que cada modelo de negócio exige planejamento e uso de ferramentas específicas para conseguir executar todas as tarefas com eficiência.

Por esta razão, hoje decidimos falar um pouco mais sobre algumas metodologias e estratégias que podem ajudar equipes a otimizarem suas atividades no dia a dia.

5 metodologias para resolver seu problema com o gerenciamento de projetos

1. Waterfall

Esta é uma das metodologias mais tradicionais e conhecidas em todo o mundo.

A ideia é que as etapas respeitem uma sequência de execução, elaboradas a partir de uma determinada lógica e que visem alcançar os objetivos previamente traçados.

Nesta metodologia, o fluxo de execução deve respeitar a sequência definida, ou seja, uma nova tarefa não pode ser iniciada enquanto a anterior não for finalizada.

Desta forma, embora essa seja uma estratégia de fácil assimilação, ela também pode gerar alguns contrapontos, principalmente se houver mudanças no desenho do projeto ao longo de seu desenvolvimento.

Este retrabalho pode acarretar em uma série de atrasos e dificuldades ao dar continuidade no fluxo de trabalho.

2. Agile

Considerada uma metodologia flexível e que consiste na realização de pequenos ciclos de entrega rápida, também chamados de “sprints”.

O grande diferencial desta ferramenta é a sua grande capacidade de interatividade entre os membros da equipe e o cliente, melhorando assim a eficiência na resolução de problemas.

Por esta razão, é mais indicada para o gerenciamento de projetos que exigem uma comunicação maior e entregas mais rápidas.

Diferentemente da metodologia anterior, o Agile permite que ajustes sejam feitos durante o processo de desenvolvimento de uma ação, já o método Waterfall só realiza mudanças ao final, após a realização de testes.

3. Scrum

Esta é uma estrutura baseada no Agile, no entanto, o Scrum Master assume a posição que em outras metodologias é conhecida como Gerente de Projetos.

O Scrum também propõe um processo interativo e rápido, com reuniões em curtos períodos de tempo, que podem variar entre 1 a 4 semanas, para a determinação das tarefas a serem priorizadas.

Ou seja, a ideia é que as equipes possam ter autonomia e independência na realização de tarefas específicas e os encontros com o Scrum Master possam nortear como está o progresso no projeto e quais novas tarefas deverão ser colocadas em prática.

4. Kanban

Já falamos sobre o Sistema Kanban aqui no blog e não poderíamos deixar de citá-la hoje também.

Esta é uma metodologia conhecida por sua gestão visual, ou seja, a administração das rotinas em equipe são feitas através do uso de cartões.

A equipe consegue visualizar quais são as tarefas a serem priorizadas, a quantidade e a qualidade com que devem ser feitas com base em pistas visuais.

Desta forma, a ideia é que este modelo possa trazer um fluxo de trabalho mais fluido e que as entregas possam ser feitas de forma contínua, sem burocracias e gerando mais agilidade dos processos internos.

5. CRM

O Customer Relationship Manager não é uma metodologia de gerenciamento de projetos, no entanto, é uma ferramenta de vendas (e ao mesmo tempo uma estratégia) de extrema importância para quem deseja extrair o melhor de sua equipe de vendas e marketing.

Todas as metodologias citadas visam algo em comum: entregar resultados eficientes, melhorar a produtividade de equipes, reduzir os gastos sempre que necessário, no menor tempo possível.

Contudo, nenhuma destas estratégias poderão ser eficientes se os times não tiverem dados organizados, conectados e que de fato reflitam a realidade sobre seus clientes, suas vendas e seus números!

É por isso que um bom CRM, com um sistema de gestão de projetos e tarefas integrado, pode fazer a diferença na hora de colocar em prática todo o planejamento estratégico elaborado para sua empresa!

Informações atualizadas e times conectados são a chave para um bom gerenciamento de projetos.

Esperamos que este artigo possa auxiliá-lo a encontrar as metodologias que mais se adequam com o seu modelo de negócio e para você, que é gestor de marketing e vendas, quero indicar nosso ebook 5 dicas para ter sucesso na gestão comercial.

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